高校电子档案信息安全及利用 本文关键词：信息安全，利用，高校，档案，电子
高校电子档案信息安全及利用 本文简介：摘要:信息时代电子档案在高校档案管理中得到广泛应用，电子档案安全受到环境、技术、网络等多方面的影响，对管理范围、管理方法、人员能力提出新的要求。依靠信息化建设给档案利用提供的新发展契机，探索高校档案服务师生的新模式，提高服务效率和质量。关键词:电子档案;信息安全;高校一、高校电子档案现状分析高校档案
高校电子档案信息安全及利用 本文内容：
摘要:信息时代电子档案在高校档案管理中得到广泛应用，电子档案安全受到环境、技术、网络等多方面的影响，对管理范围、管理方法、人员能力提出新的要求。依靠信息化建设给档案利用提供的新发展契机，探索高校档案服务师生的新模式，提高服务效率和质量。
关键词:电子档案;信息安全;高校
一、高校电子档案现状分析
高校档案种类繁多，根据信息形成来源，可分为党群类档案、人事档案、教学档案、学生档案、科研档案、基建档案、设备档案、财会档案等［1］，给有效管理和归档利用增加了难度。
(一)缺乏统一的管理和归档指导
高校电子档案一般由不同部门以数据库的形式管理，包括招生录用记录、学生学籍信息、成绩记录单、科研立项档案、科技成果转化文件、基建图纸、设备采购文件、招标合同、财务报表、公文材料等，形式多样，格式不一。各部门利用不同管理系统以电子文件形式进行日常流转，缺少统一规范和管理标准。由于使用的电子软件系统不同，各部门数字化办公能力参差不齐，导致档案保管格式和内容存在差异，加之归档程序不明确，收集范围、整理要求、筛选内容及分类使用缺少统一规范，使归档情况混乱，不利于有序利用。此外，由于电子文档的技术性和特殊性，如果存储设备选择不当或数据格式分类不当，都会造成电子档案的损坏或丢失，因此对电子档案归档进行事前介入、事中指导和事后跟踪就非常重要。
(二)管理手段比较落后
由于档案归档要求比较模糊，软硬件设施也不够完善，为保证资料可以查证利用，各部门主要将纸质档案移交档案室保管，这导致高校大量的档案仍采用传统的保管模式，占用空间大，不利于查找利用，且电子档案也主要来源于纸质档案数字化和电子系统生成文件。近年来，档案部门一直在进行纸质档案数字化扫描，但由于设施不完善、档案数量庞大等原因，电子档案没有发挥出主要的查考、凭证功能。
(三)人员配备和设施不完善
电子档案是借助计算机技术通过数字编码语言形成于特定介质的档案材料。电子档案的信息化建设既需要机房、网络、计算机及网络交换设备等硬件设施，又需要数据库管理系统、编程环境、操作系统等软件设施。当前，由于经费短缺，高校数字档案馆建设的软硬件基础设施还不完善，且由于保存不当，部分重要的资料无法读取或损坏，无法实现信息共建共享。更重要的是，高校档案管理部门专业技术人才偏少，人员知识结构单一，缺少通晓档案管理、数据处理技术、信息加密技术和网络通讯技术的复合型人才。
二、高校电子档案的安全风险
电子档案从电子文件发展而来，2003年国家档案局出台了《电子公文归档管理暂行办法》，确定了电子档案和纸质档案同等重要的位置。按照文件格式，电子档案可以分为视频档案、声音档案、图像档案、文本档案、多媒体档案等，具有易存储、传输快、能更改、系统依赖、可与载体分离等特点。
(一)电子档案的优劣势分析
电子档案的优势一是管理快捷高效，提高了工作效率;二是节省占地空间;三是节约自然资源，减少人力成本，提高了经济效益;四是通过网络技术可实现资源共享。电子档案的劣势一是编码复杂，具有非直读性，设备依赖性强，技术更新频繁;二是易于复制更改，档案原始性和安全性难以保证;三是网络传输存在病毒和黑客攻击危险，易发生信息泄露。在数字化、信息化时代要做好电子档案的保管利用工作，只有去粗取精、辨别优劣、分析利弊，克服电子档案弱点的安全威胁，防范不良因素的安全影响，才能发挥电子档案保管利用的技术优势，提高档案的社会价值。
(二)高校电子档案面临的主要风险
高校电子档案在收集、管理、利用方面，主要面临自然环境、技术支持、网络传播三方面风险。保存场所的温度、湿度、灰尘、电磁场、光线、机械振动等自然环境对电子档案的载体都有很大影响。高校档案馆一般建筑年代较远，设置在较低楼层或者地下室中，环境潮湿、光线不足，不适宜的保存条件会损坏载体，影响电子档案的保存质量。电子文件的载体材料主要是磁盘、光盘和硬盘，存储元件极易受到温度、湿度、光线的腐蚀和外磁场、机械振动等因素破坏，造成元件的损坏消磁，影响电子档案保管年限，因此高校电子档案要及时做好备份和迁移工作。技术支持风险指电子档案依赖计算机系统、软件更替缺少兼容性和稳定性。由于缺乏技术人员持续支持，在电子档案保管过程中常遇到软硬件配置维护、安全技术更新不当、载体保管类型转变、数据存储格式更改、软硬件的设计缺陷及更新升级、操作系统漏洞隐患、突然断电损毁硬盘等情况，都会给档案安全构成重大威胁，造成信息内容丢失、更改、不可读取。因此要深刻认识技术风险危害，提前做好应对预案，及时进行漏洞修补和技术更新，保证技术支持。借助网络技术、多媒体技术，电子档案可充分发挥其方便快捷的传播优势，扩大宣传范围。但如何保障电子档案在网络上的安全，防止档案信息被盗取、泄露、更改，也成为当下档案人员研究的重要课题。黑客的入侵、计算机病毒攻击、系统的漏洞攻击、网络钓鱼、垃圾邮件……网络上的每一个环节都有可能成为攻击的目标。为了增强数字档案网络安全防御能力，高校档案部门应建立起完整的防范体系，从制度措施、管理措施、技术措施、人员措施等各方面加强布局、整合资源、统一领导，有效防范网络风险。
(三)高校电子档案安全工作的新要求
电子档案的原始性、真实性、安全性和可用性是确保电子档案文件的重要属性，针对电子文件易存储、传输快、能更改、系统依赖、可与载体分离等特点，需要对高校电子档案管理利用工作提出新的要求。1．扩大安全保护范围，缩短安全保护更新周期［2］与传统档案只依赖存储介质安全不同，电子档案要保证经过技术处理后文件具有可读性、电子文件传输技术迁移后内容结构的真实性以及电子文件数据恢复和异地异质数据备份的安全性［3］，其安全保护范围包括文件生成、流转、传输、应用各个方面，电子档案的保管与利用和信息技术发展、数字科技革新速度有重要关系。以文件运动规律为指导，运用体系安全思想扩大电子文件保护的内容及要求，从最初形成到最终销毁或永久保存，文件的生成方、管理方、软件开发方、网络运营方、用户方应采取管理保护措施，缩短电子档案的安全维护周期，跟随技术革新频率，保证档案长久可读可用。2．将电子档案归档及安全保管嵌入日常工作文档一体化管理情况下，应对电子文件从产生、保存到销毁进行全过程管理。文件形成初始，档案管理人员要对归档文件的格式、内容、安全提出要求和指导，规范指导和安全管理从电子文件生成、流转、传输、应用到归档保存的整个生命周期。将档案管理计算机化纳入高校信息化建设方案，建立健全的科学管理机制和流程［4］，完善各类档案网络使用规范，应用网络保护技术防范网络攻击，促进办公自动化与档案管理软件的有效对接，把“归档”“安全”环节自然嵌入电子文件流程，是保证档案安全可控的重要措施。3．提高档案人员安全意识和专业技术水平要想保证电子档案完整安全，最重要的是提高档案人员的安全意识。要树立现代化的档案管理观念，要培养档案人员认真负责的工作态度，增强其责任意识。档案人员要积极贯彻落实《中华人民共和国保守国家秘密法》《网络安全法》，熟记保密条款，加强保密纪律教育，做到专机专用，指定专人管理，确保电子公文传输安全［5］。此外，档案人员不仅要具备档案管理基础知识，还应熟练掌握电子计算机软硬件技术、数字通信技术、数据处理技术、数据恢复技术、网络安全技术、数据库使用等，熟练使用档案管理软件，综合提高专业技术水平。
三、高校电子档案的发展利用方向
目前，全国都在快速推进数字档案馆(室)建设，高校档案馆也应顺应数字时代要求，以创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，将数字档案馆建设融入智慧学校建设体系。
(一)加强新媒体平台建设，丰富档案利用渠道
随着微博、微信等社交平台的出现，人们信息交流变得更加快捷方便，图片传送、微信支付、公众号关注、图像识别等信息化智能化技术普遍应用于各行各业。在互联网思维、大数据应用、智能化管理方面，高校档案数字化管理稍显滞后，服务方式单一，信息查阅复杂，服务体验不佳。综观现代信息技术给档案管理手段、用户体验、档案文化传播及价值体现等方面带来的变化，高校应加紧对海量非密级档案数据资源进行加工、整理、分析和研究，从中找出数据关系，构建互联、感知、开发、共享的智能化网络平台。以图像识别技术、信息检索技术、数据加密保护技术和网络传输技术为依托，了解用户咨询利用的需求，方便档案资料的检索、查询和安全防范。要努力创建以利用者为中心的“高校档案信息服务导航”，建立特色应用模块，设置使用权限，逐步实现档案的网络化服务。
(二)盘活高校档案资源，发挥凭证、查考和备忘作用
高校档案是师生工作、生活和学习的真实记录，涉及个人的切身利益，并能够提供真实性、可靠性证明，与师生的职称评定、学历认证、成绩查询、出国留学等息息相关。高校可利用数字档案信息，建立学历认证和学籍材料数据库，方便企业或个人查询相关人员学籍信息、学习成绩、奖惩情况，方便学生报考、办理学历认证或出国深造等事项。同时，要促进档案馆间信息共建共享建设，加强对高校档案中记录保存社会发展变迁、重要历史佐证档案资料的整合和利用，发挥其社会记忆的历史价值。此外，要借助“互联网+”优势，利用校园网、档案网站等传播高校历史档案信息，宣传再现学校发展的全部历程和精神风貌，继承和发扬高校优良的文化遗产，传承高校悠久的历史传统文化。
(三)建设数字化档案馆，实现档案信息网络共享
目前，伴随学校数字校园建设及各种办公自动化系统的投入使用，教学课件、教学视频、政务文件、学生信息、科研管理、数字化档案文件等多种电子档案，为高校数字档案馆建设提供了大量丰富的数字资源。近年来，我国深入开展高校跨越式发展，使高校在地理分布上改变了以往空间相对集中的传统办学模式，各种档案信息的产生、管理和保存也随之日益分散化和复杂化［6］。随着时代的变化和发展，利用网络进行查询利用的需求明显增强，数字档案馆建设成为关乎档案事业稳定、持续、健康发展的战略决策。高校数字档案馆建设可以打破时间空间的限制，允许用户利用网络进行跨校区远程登录查询，满足学校不同群体的个性化需求，提升广大师生对档案工作满意度。数字信息时代，高校档案工作应借势发力，从环境、技术、人员等多方面系统加强电子档案安全管理，利用互联网思维和现代信息技术，从“开放、协作、共享”的角度改变档案服务的模式，提升高校档案工作的生命力、执行力和创造力。
【参考文献】
［1］白晓春．浅谈高校档案工作的重要性及几点建议［J］．黑龙江史志，2014(23):210．
［2］陈思．电子档案安全体系构建［D］．长春:吉林大学，2011．
［3］曹玉兰．论高校档案数字化中的风险与应对措施［J］．档案管理，2017(2):91－92．
［4］邱晓青．电子化时代高职院校文书档案的归档对策［J］．福建教育学院学报，2015(4):111－113．
［5］陆晓庆．信息时代档案管理面临的挑战及应对措施［J］．办公室业务，2018(2):135．
［6］张干荣，李建平．高校数字档案馆建设存在的问题及对策研究［J］．办公室业务，2017(10):183－184．
作者：陈思 单位：哈尔滨职业技术学院
高校电子档案信息安全及利用 来源：网络整理
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