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考生电子档案管理问题与对策 本文简介：随着时代的进步，当前的高校招生工作已经普遍采用远程网络录取，相比传统的招生录取方式，其具有效率高、成本低的优势，随之产生的考生电子档案逐步替代了传统纸质档案，这为招生档案管理工作提出了新的要求，招生档案管理人员要积极做好考生电子档案管理工作，提高管理质量，更好地为招生工作服好务。本文针对如何做好考生
考生电子档案管理问题与对策 本文内容：
随着时代的进步，当前的高校招生工作已经普遍采用远程网络录取，相比传统的招生录取方式，其具有效率高、成本低的优势，随之产生的考生电子档案逐步替代了传统纸质档案，这为招生档案管理工作提出了新的要求，招生档案管理人员要积极做好考生电子档案管理工作，提高管理质量，更好地为招生工作服好务。本文针对如何做好考生电子档案管理展开分析与讨论。
一、考生电子档案概述
在目前的高校招生工作中，电子档案已经成为考生档案的主要形式。从含义上概述，所谓的考生电子档案是以计算机为基础，将考核的影像、文字资料等转化成数码加以传输，且应用相应的软硬件技术加以还原方可查阅。考生电子档案的形成需要考生将自己的个人信息按照统一的标准完整输入考生信息系统，通过系统实现数据的保存或打印，打印为纸质文件后，考生签字确认，以此形成二次档案信息，为下一步考生入校奠定基础。考生电子档案形成后，招生人员要通过软件系统加以管理，并及时处理使用过程中出现问题。考生电子档案在招生工作中的应用，可以实现信息的快速收集与存储，且日后查阅仅仅输入关键词即可，在提升招生工作效率质量方面具有重要意义。
二、考生电子档案管理工作中存在的问题
（一）考生电子档案信息安全存在隐患。虽然考生电子档案系统已经采用了先进技术手段保障信息的完整性、安全性，但由于系统软件固有的风险漏洞，电子档案信息较纸质档案更易被篡改，甚至在档案信息发生改变后无法直观发现修改痕迹。除此之外，因为现阶段电子档案不具备特定的字体，所以工作人员可以根据自己的要求随意更改字体与字号，所以无法从这方面判断其原始性。
（二）虚拟化程序难以界定档案原件。电子档案的建立并非像纸质档案一样制定出原件，然后应用职责。在电子化环境下，仅需制作一个“窗口”便可以实现各项信息数据的收集，不同的管理人员可以通过“窗口”将信息拷贝到其他计算机之上，所以无法区分原件以及复制件。从另外一个角度分析，在近几年科学技术的不断发展下，我国计算机软硬件技术升级换代更为明显，电子档案需要适应新的生存环境，但是很多情况下则需要将自身结构以及格式的变化作为发展的代价。
（三）电子档案管理人员素质有待提升。从基本属性分析，对于档案管理人员而言，在进行考生个人电子档案建立与管理的同时，在懂得电子档案管理的原则与方法之外，还要对电子档案的实际发展趋势以及应用特点加以认识。目前，多数档案管理人员在电子信息档案存储形式以及传输方式等方面认知不够深入，甚至还有部分档案管理人员对考生电子档案的重要性认知不足，也无法采取相应的措施规范电子档案管理。
三、加强考生电子档案管理对策
（一）要从电子档案特点出发，确保考生电子档案的安全性完整性。要做好考生电子档案信息保管和利用工作，与纸质档案相比较，电子档案保存具有复杂性，需要从多个角度分析，尤其是从电子档案的可存取性、利用性等方面出发，其中不仅需要对电子档案所表述的信息加以保存，还需要对软硬件技术以及原始数据等加以分析。此外，要采用技术手段，强化安全制度，设置专人管控，避免考生电子档案信息受人为、系统或网络环境影响，确保档案信息安全。
（二）建立健全考生电子档案管理标准和流程，推动考生电子档案规范化管理。高校招生过程中电子档案管理问题不断，其主要原因便是缺乏完善的管理标准和完备的管理流程。为进一步规范考生电子档案管理工作，避免电子档案管理工作为招生工作带来的问题，要根据实际工作情况，尤其是要从目前已经认识到的缺陷与不足，针对性地制定考生电子档案管理标准和流程，使考生电子档案管理工作有章可循。用制度规范电子档案管理，做到每次系统操作留有记录，并在更新换代软硬件设施时注意系统兼容性。通过高质量的考生电子档案管理，为招生工作奠定良好的基础。
（三）加强考生电子档案管理人员队伍建设。其一要积极吸纳专业型人才，促使考生电子档案管理团队更加充实；其二是要加大教育投入，对工作人员给予培训教育，使其掌握考生电子档案的基本特点、重要性、流程等；其三是要激发档案管理人员的主观能动性，促使其从内心出发主动学习，实现自我创新，提高高校招生过程中电子档案管理水平。
参考文献
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作者：王颖 单位：富裕县招生考试委员会办公室
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