数字化高校科研电子档案组织管理与服务 本文关键词：数字化，科研，高校，组织，档案
数字化高校科研电子档案组织管理与服务 本文简介：【摘要】高校档案信息资源是高校的核心信息资源，具有唯一性和原生性，高校档案工作是学校的基础工作，科研档案信息既来源于学校，又服务于学校，是学校发展、各项工作有序运转的保障。本研究对高校科研管理部门的业务系统中处理及形成的各类电子档案数据资源的归档管理进行研究，探索高校中科研各类不同数字资源的归档管理
数字化高校科研电子档案组织管理与服务 本文内容：
【摘要】高校档案信息资源是高校的核心信息资源，具有唯一性和原生性，高校档案工作是学校的基础工作，科研档案信息既来源于学校，又服务于学校，是学校发展、各项工作有序运转的保障。本研究对高校科研管理部门的业务系统中处理及形成的各类电子档案数据资源的归档管理进行研究，探索高校中科研各类不同数字资源的归档管理方法，提出对各前端管理系统中处理及形成的数字档案资源批量迁移并集成进可扩展通用型档案管理系统的方案与模式。
【关键词】数字化；电子档案；管理服务
为贯彻国家和广东省《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，推进学校档案信息化建设，做好数字化校园环境下科研纸质档案和电子档案双套归档，加强原生电子档案信息资源的组织管理与服务工作，进一步提高科研电子档案工作管理服务水平，为高校建设科研电子档案信息集成平台做好前期准备，本研究对高校科研管理系统情况和系统中电子档案形成情况进行研究。
一、高校科研电子档案移交和接收管理经历的发展阶段
近十年来，针对档案信息化建设，国家档案局出台了一系列文件，但各高校科研档案信息化建设的进展比较慢，主要原因在于科研应用系统建设等关键技术成为科研档案信息化建设的瓶颈。而高校科研电子档案信息化系统建设情况经历了如下发展阶段：
（一）科研电子档案管理软件第一阶段：从单机版到网络版。从只对科研档案目录管理到既对科研目录管理又对全文管理，从仅对科研纸质档案进行内容管理到对科研纸质、照片、声像等多种载体材料进行目录和内容管理的阶段。
（二）科研电子档案管理第二阶段：从网络版到多级版联合。多级从单机单门类档案目录管理阶段、单机多门类档案目录管理阶段和网络环境下多门类档案目录管理阶段、网络环境下多门类档案目录和全文管理阶段、网络环境下多门类档案目录和多种载体材料内容的管理阶段。
（三）科研电子档案管理第三阶段：从多级版到数字化。在科研档案信息数字化建设方面，目前已基本完成了对库藏档案的数字化技术的探索，很多高校还建成了库藏档案数字化系统，但是对做好这些电子文件的归档管理和统一的档案信息资源集成管理平台却还没有建设好，也是目前发展阶段最重要的任务之一。在对库藏档案进行数字化建设的同时，数字化档案馆建设还面临着另一方面的问题，就是随着计算机网络技术的发展，学校各管理部门大多采用计算机对本部门的主要业务进行管理，在工作过程形成了大量的电子文件，如果由各部门将这些文件打印归档，再由档案部门将其扫描提供网上利用，则是对这些电子资源的极大浪费，也增加了档案信息化的建设成本，因此如何做好这些电子文件的归档管理，建设统一的档案信息资源集成管理平台，成为摆在高校档案工作者面前的新问题。
二、高校科研电子档案移交和接收管理问题的原因分析
（一）高校科研应用系统建设的投入大，时间长，软件通用性不强，推广比较困难。近十多年来，我国高校档案的计算机管理发展较快。一些信息服务公司如清华紫光、世纪科怡、北京灵通、珠海泰坦和易普拉格公司等分别与有关高校合作研制了一些档案信息计算机管理软件，还有一些高校如南京大学、浙江大学、上海交大、云南大学和华南农业大学等依托自身在信息技术学科和档案学学科方面的优势自主开发科研电子文件管理系统，无论是自行开发或由公司研发，应用系统建设的投入大，时间长，软件通用性不强，推广比较困难。
（二）高校科研档案服务范围和资源组织重心有很大差别，其对软件的要求各不相同。高校内部各业务管理部门大多采用管理系统管理自身业务，形成大量电子文件，但如何全面整合各类档案资源，加强多形式多层次共享平台建设，按照共建共享、互联互通的要求，完善高校科研电子档案信息目录数据库及全文数据库，规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子档案接收机制和相关规章制度，推进电子文件中心和数字档案馆建设，使电子档案与纸质档案一样得到安全保管和有效利用，达到收好、管好、用好电子档案的要求，这对软件提出了更高的要求。
（三）各大高校存在的资源差别大，没能建设出高校科研电子文件的归档管理和统一的档案信息资源集成管理平台。由于数字档案馆的建设主体——各高校实体档案馆承担的功能不同，再者，各高校基础不同，在资金投入、技术运用与人才准备等方面条件有差异、学校各部处前端管理系统的建设及其数据信息的形成状况也不同，目前数字档案馆建设在高校中发展很不平衡，现仍处于个体发展时期，还没有形成经济实用而且能够快速实现的统一的建设模式。
三、高校科研电子档案移交和接收管理的对策研究
通过整合高校各类档案资源，制订相关制度，明确学校各部门文件材料的归档范围，确定归档材料分类方案，确定各单位分管档案工作的领导和兼职档案员名单，分清职责，畅通档案信息资源的归档渠道，组织好档案实体材料和电子文件材料收集、整理工作；高校档案信息资源的管理：通过采用商业通用型档案管理软件，并对其进行功能扩充、二次开发和专用设置，开发出符合本校工作需要的电子档案集成管理系统的方法。同时，以应用软件建设等关键技术为突破口，通过先进技术带动、人员培训和制订相应制度，规范管理，搭建起全校各部门工作过程中形成的电子文件材料统一的存储框架和管理平台。1.建设科研档案信息集成系统，统一档案管理平台，以方便档案信息资源共享的建设方式。2.集成科研系统的建设采用对通用软件进行二次开发的经济实用的建设方法。针对前端系统的千差万别，同时由于技术的不断发展，应用软件也处于不断升级中，提出对前端应用系统仅收集数据、不收集软件，并将前端管理系统中的数据信息转入统一管理平台的方法。3.按照不同部处前端管理系统建设的不同情况，提出分别采用数据接口、数据迁移和直接在档案管理平台上设置前端录入等方法，以及在全文管理问题上提出采用电子文件固化技术，将前端系统的输出固化后作为档案集成平台的输入内容的方法。
四、结语
总之，通过建立统一档案信息集成共享平台，设定各层次用户不同查询权限，方便不同利用者不受时空限制按权限共享和使用全校档案信息，将复杂的系统建设简单化，为统一平台的建设提出经济实用的系统开发方法，同时保证了系统方便好用及可扩展性，为高校数字化档案馆建设提出一条方便快捷、经济实惠的建设方法和建设途径，从而服务学校各项工作的查考和决策，提高工作效能，同时开发档案信息资源，服务校园文化建设和政务公开，为高校科研电子档案信息资源服务。
【参考文献】
[1]吴建新.网络环境下的高校档案工作[J].档案管理,2013(1):55.
[2]孙志成.机关电子档案移交与接收管理探析[J].兰台内外,2016(6):37.
[3]邱戈红.信息技术在高校档案管理中的有效运用[J].办公室业务,2012(2):34.
作者：潘红 林慕婵 单位：华南农业大学
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