高职院校电子档案管理策略 本文关键词：档案管理，策略，高职院校，电子
高职院校电子档案管理策略 本文简介：摘要：随着信息技术和网络技术的飞速发展，电子档案逐渐应用到社会各个领域。目前，高职院校在教学、科研、人事、行政管理等各项工作中产生了大量的电子文件，并在学校工作中起着重要的作用。然而，由于制度、技术和人才方面的限制，高职院校电子档案管理存在着诸多问题，影响了电子档案工作的进一步发展。本文对此进行了分
高职院校电子档案管理策略 本文内容：
摘要：随着信息技术和网络技术的飞速发展，电子档案逐渐应用到社会各个领域。目前，高职院校在教学、科研、人事、行政管理等各项工作中产生了大量的电子文件，并在学校工作中起着重要的作用。然而，由于制度、技术和人才方面的限制，高职院校电子档案管理存在着诸多问题，影响了电子档案工作的进一步发展。本文对此进行了分析，并提出了相应的改进措施，以期对高职院校电子档案工作者提出一些有益思考。
关键词：高职院校；电子文件；档案管理
随着信息技术和网络技术的飞速发展，高职院校在教学、科研、人事、行政管理等各项工作中产生了大量的电子文件，电子档案已成为高职院校档案的重要组成部分。电子档案由于其便捷性和高效性，在高职院校档案管理和各项管理工作中发挥着越来越重要的作用，与此同时也对电子档案管理提出了更高的要求。因此，如何做好电子档案管理，使其更好地为学校和师生服务，推动档案事业发展，是目前高职院校档案管理面临的新问题。
一、电子档案管理的优势
（一）提升工作效率
计算机在信息处理能力上有着更大的优势，因此电子档案管理对提升档案工作效率有着深远的影响。以学生档案录入为例，在以往的档案管理中，档案管理人员要用笔抄写学生的个人信息，消耗大量的时间和精力，而且容易出错。采用电子档案管理的方式，可以有效地利用信息技术在计算机上对学生个人信息进行采集和存储，从而使得档案信息的采集、存储、统计等各项工作环节更为简便，出错率大大下降，增强了电子档案的可靠性。
（二）提高档案利用率
高职院校档案管理工作是一项服务型很强的工作，为全校师生服务，为学校的教学科研工作服务。在传统的纸质档案利用中，对档案的查找和提取是一件很麻烦的事，需要搜索大量的档案资料和履行繁琐的查借阅手续，并且在调用档案的过程中容易出现破坏或遗失档案原件的情况。电子档案管理则会使档案利用工作更为高效，用时短且准确率也更高。
二、高职院校电子档案管理存在的问题
（一）电子文件归档制度不完善
随着信息技术的发展，电子文件在近几年已经得到了普及，但是高职院校档案信息化程度不高，在电子文件归档方面仍然存在诸多问题，影响到后续一系列工作的开展。以辽宁金融职业学院为例，学院各个部门产生的电子文件散乱无序，很多有价值的电子文件散存于各个部门，得不到及时归档和有效管理。例如：各系部的教学资料、科研成果，各行政部门产生的业务资料，各党支部产生的电子文件都没有得到及时的归档。这些问题的出现，究其原因主要是缺少电子文件归档管理的规章制度，缺少相应的归档要求、归档流程和工作职责，导致电子文件归档缺乏科学性、规范性，影响了电子文件归档的准确性和完整性。
（二）电子文件收集困难
办公自动化的产生和应用在提高工作效率的的同时也加大了电子文件的收集难度，具体有以下几个原因。第一，电子文件产生在学校各个职能部门，这些部门的工作人员档案意识较差，对档案工作有懈怠心理，不会自觉主动地去积累和保存平时工作中产生的电子档案。有的虽然有电子档案归档意识，但是不清楚归档的流程和要求，电子文件归档的及时性和规范性难以保证。第二，高职院校各个部门的工作大多相互交错，难以界定电子文件的职责部门，在电子文件归档时存在相互推诿的现象，给电子文件收集带来难度。第三，随着信息时代的发展，大部分高职院校都已经使用了办公自动化系统（OA系统），但是在设计和建立OA系统时未将档案归档问题考虑进去，OA系统和档案管理系统衔接不上，由OA系统产生的电子文件不能直接导入到档案管理系统中，导致大量的电子文件散存于OA系统中，归档和收集的难度大。
（三）电子文件保存不到位
电子文件存储载体主要是以光盘、磁盘、磁带为主。这些载体的物理性质、化学性质不稳定，对温湿度、光线、磁场、有害气体很敏感，并且一旦受损难以恢复，因此电子档案对保存环境的要求相比纸质档案要高。在高职院校中，大部分没有专门的场所和设施存放这些电子档案存储载体，导致电子档案很容易受到损害，不利于电子档案的永久保存。
（四）电子档案安全难以保证
电子文件是在计算机上形成的，且在网络环境中传送，带来方便快捷的同时也存在一系列的安全隐患，如计算机感染病毒、遭受黑客攻击都能损坏文件信息，导致信息无法被正常读取。另外，电子文件在传输或转存时容易被修改、复制、删除且不留痕迹，或是在拷贝复制时因为载体或读写技术不稳定造成文件内容变异和丢失。这些是电子档案管理存在的共同问题，在高职院校电子档案管理中也同样存在。
三、加强高职院校电子档案管理的策略
（一）建立健全电子文件归档管理制度
高职院校电子档案内容丰富，涉及部门较多，要保证电子档案归档的完整性，必须要有健全的电子文件归档管理制度作为保证。各高职院校要以我国电子文件管理的相关法律法规为依据，并结合学校实际制定本校的电子文件归档管理制度。管理制度一方面要对电子文件归档范围和时间、归档的具体要求、归档的部门与分工、归档方式与流程等进行详细的规定；另一方面要明确工作职责，将电子文件归档工作作为各部门年终考核的内容之一，确保归档的要求和任务能够在各个部门得到有效落实，最大限度地保障电子档案管理的规范性和科学性。
（二）做好电子档案信息及载体的安全保护
电子档案的实存载体主要是光盘、U盘、移动硬盘等，这些载体的物理、化学性质不稳定，对存储环境要求较高。因此，高职院校一方面要优化电子文件存储载体的保存环境，做好防潮、防尘、防霉、防高温、防挤压等措施，定期安排工作人员进行检查和维护，保障电子档案的实体安全；另一方面要做好归档文件的备份工作，对存储在载体中的数字信息要定期拷贝和转载，并经常进行检查和读取，发现问题及时处理。同时，建立计算机安全防护系统对数据库进行加密，对建立档案的计算机安装电子防火墙装置，并定期对校内计算机进行防护和安全检查，通过这些措施来加强对电子档案的保护，保障电子档案的真实性和安全性。
（三）加强档案管理人员队伍建设
电子档案管理对档案工作人员提出了更高的要求，需要档案管理人员既要精通电子计算机技术，又要懂得档案管理的业务知识。要加强对档案管理人员的培训，使其及时接受先进的管理技术和理念，提高信息化技能，来适应电子档案管理对档案工作者提出的新要求。电子档案在各大高职院校的应用和普及，极大提高了工作效率和水平，但是电子档案在归档和管理方面仍然存在一些问题阻碍了其进一步的发展，高职院校要重视电子档案管理工作，通过建立健全电子文件归档管理制度，做好电子档案及载体的安全保护，加强档案管理人员队伍建设等一系列有效举措，不断提高电子档案管理水平，充分发挥其在技术上的优势，更好地服务于学校的各项工作。
参考文献：
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[2]颜丽琼.浅谈高职院校电子文件归档管理实践——以湖南财经工业职业技术学院为例[J].中国管理信息化,2018，21（16）.
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[4]姚小菊.对高职院校电子档案管理的探析[J].佳木斯职业学院学报，2015（2）.
[5]钱坤.高职院校档案管理工作中电子档案的应用研究[J].现代办公，2016（8）.
作者：魏晓琳 单位：辽宁金融职业学院
高职院校电子档案管理策略 来源：网络整理
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