有线电视网络采购业务内部控制对策 本文关键词：内部控制，对策，业务，采购，有线电视网络
有线电视网络采购业务内部控制对策 本文简介：摘要：本文探讨了有线电视网络传输企业采购业务内部控制存在的问题，包括内控环境薄弱、风险管理水平较低、控制措施运用不完善、信息化建设不足、日常持续监督不力等，对此提出要建立健全采购业务内控规范体系、形成标准化的风险评估机制、对采购关键活动进行有效控制、建设商务采购信息管理系统、加强审计监督等具体改进对
有线电视网络采购业务内部控制对策 本文内容：
摘要：本文探讨了有线电视网络传输企业采购业务内部控制存在的问题，包括内控环境薄弱、风险管理水平较低、控制措施运用不完善、信息化建设不足、日常持续监督不力等，对此提出要建立健全采购业务内控规范体系、形成标准化的风险评估机制、对采购关键活动进行有效控制、建设商务采购信息管理系统、加强审计监督等具体改进对策。
关键词：有线电视网络传输企业；采购业务；内部控制；对策
由于有线电视网络传输企业采购业务对应的采购标的物（如：光缆、同轴电缆、集线箱、服务器、光接收设备等）主要用于基础网络改造、机房建设等固定资产投资，具有使用寿命长、性能要求高、折旧和分摊周期长、采购金额巨大等特性，因而采购业务实施的好坏将对有线电视网络传输企业经营业务开展及企业财务指标产生深远的影响。
一、有线电视网络传输企业采购业务内部控制存在的问题
（一）企业内控环境薄弱，采购业务内控规范体系不健全
内控环境是有线电视网络传输企业实施内部控制的基础。目前，有线电视网络传输企业的内控环境普遍还很薄弱，有的公司治理结构还不健全；有的企业管理层从思想上不重视内部控制体系建设，未积极推动内控规范导向不明，未建立以德为先、德才兼备的用人理念和竞争上岗选拔机制；有些企业的企业文化不明确，未能从企业文化层面逐步改进内控环境。建立采购业务内控规范体系是企业顺利开展采购业务的有效保障。目前，有线电视网络传输企业采购业务的内控规范体系普遍不健全，采购业务组织机构设置不全，造成采购业务实施得不到组织保障；未明确规定涉及采购业务的各部门之间的职责分工和权限；未对采购部门和采购人员形成明确的“奖优罚劣”绩效考核机制；企业母子公司之间的采购管控模式未确定，也未建立统一的采购管理制度并根据企业实际运行情况及时进行修订，使得管控思路不统一，采购管理政策前后不一致。
（二）未从企业整体层面和业务层
面进行风险评估，对采购业务的风险管理水平较低采购风险的评估包括采购风险的识别、采购风险的分析和采购风险的应对三个步骤。随着有线电视网络传输企业从事业单位转制为企业，面临的风险也日益复杂，既要面临安全播出风险、施工安全生产风险、内容审核风险、采购价格波动风险、采购质量风险、采购资金损失风险等外部风险，又要面临技术创新风险、财务风险、采购物资短缺风险、库存积压风险、采购人员舞弊风险等内部风险。而要进行采购风险的识别，首先要确立组织目标，由于有线电视网络传输企业身份的双重性，使得企业组织目标呈现出多样性，但企业保守的市场化经营思路、淡薄的采购成本节约意识，导致没有建立采购风险评估机制和风险预警措施，也没有制订相应的风险应对策略。
（三）采购业务的控制措施不完善
有些有线电视网络传输企业为了节约人力成本而违反不相容职务相分离的要求，还存在一人兼任多个不相容岗位的现象；有的企业内部授权审批控制缺失或设置不合理，未能根据业务的类型和金额的大小作相应授权，也未针对大宗采购业务建立集体决策审批或联签制度，单纯搞“一支笔签到底”，导致审批周期长、工作效率低下，或因个人单独决策而滋生贪污腐败；有的企业存在有些物资采购先到货使用、后签合同或后谈价格，事后补签、“先斩后奏”的情形，导致授权审批形同虚设；有的企业财产保护控制执行不到位，仓库实物资产长期不盘点，资产入库和领出记录不及时，出现白条抵账、账实不符的情形；有的企业预算执行不严格，出现实际采购金额超出投资预算却又未办理预算追加手续的情形；有的企业会计系统控制较为混乱，母子公司采购业务的会计核算方法和会计政策不统一，会计系统控制失灵。
（四）信息化建设不足，采购信息不共享，沟通机制不完善
有线电视网络传输企业作为广电运营商，本身应该站在信息技术革命的最前沿，但有的企业受到投入产出经济效益的制约和安全播出的考虑，往往只愿将有限的资金投入到网络建设、服务能力扩容等方面，而不愿投入到采购管理信息系统建设。据笔者了解，有线电视网络传输行业中只有10%左右的企业建设了采购信息管理系统。由于采购信息管理系统的缺失，采购信息不共享，特别是采购价格信息受到有意或无意的“保护”，导致有线电视网络传输企业的母子公司之间、兄弟公司之间采购信息不畅，优惠条款得不到普惠，使得同一个有线电视网络传输企业集团中的不同成员企业对同一标的物的采购价格有较大差异。
（五）日常监督不力，专项审计监督缺失
对采购业务进行持续的监督是发现采购业务内部控制缺陷并完善其内部控制的重要环节。除少数几个上市企业根据证券交易所和监管机构的监管要求定期对自身内部控制的有效性进行自我评价外，大多数有线电视网络传输企业未对自身内部控制的有效性进行自我评价。有的企业虽然设置了监察室、审计部等相关部门，人员配备也往往不足，监督力量不够强，再加上对监察部门和审计部门的再监督机制缺失，考核评价机制缺乏量化标准，导致监察部门工作开展流于形式，未能对采购业务进行持续性、实质性监督，审计部门也未能定期对采购业务开展专项审计。
二、提升有线电视网络传输企业采购业务内部控制有效性的对策
（一）建立健全采购业务内控规范体系，完善内部控制环境
1.完善公司法人治理结构，健全采购业务组织架构。公司的股东会、董事会、监事会、经营层机构设置要齐全，相互之间权限划分要清晰；要建立包括采购（招标）领导小组、采购部门、采购谈判小组等规范的采购实施组织架构，形成清晰的采购职责分工，各司其职，各负其责，相互制约。采购（招标）领导小组应负责公司采购相关政策的制定、修改，研究确定公司采购工作重大事项，审批特殊采购方式和大宗采购交易等；采购部门应负责采购计划制定，对接招标代理公司，组建采购谈判小组，与供应商签署采购合同，发起日常采购货款结算，对供应商进行认证和日常评估等；采购谈判小组应负责确定邀请参加谈判的供应商名单，拟订谈判内容、合同草案、成交的评定标准，组织实施谈判，并推荐选中的供应商，确定成交价格。2.从战略高度明确采购管控模式。由于有线电视网络传输企业既具有母子公司经营业务大多类同、众多设备基本一致的特性，又有省、市、县级网络资产整合以前采用的广电网络技术方案不完全相同，具有不少个性化设备采购需求的情形，因此有线电视网络传输企业适宜采用集中采购和分散采购相结合的模式，即：对有线电视网络传输企业母子公司普遍需要采购的常规器材、大宗物资进行集中采购，对金额较小且具有个性化、本地化服务等特征的零星采购进行分散采购，具体操作实施时，企业应形成统一的集采目录，并下发给所有成员企业严格执行。3.制定统一、适用的采购管理制度。只有制定了统一的采购管理制度，才能使整个企业的采购业务有据可依，避免出现同一集团企业的不同子公司之间、同一公司的不同部门之间采购程序、采购方式、采购标准各不相同的情形。4.优化采购业务绩效考核机制，建立先进的用人理念。企业要优化采购业务相关绩效考核机制，制定明确的采购岗位绩效考核指标，使采购部门和采购人员清晰了解奖惩措施；要建立以德为先、德才兼备的用人理念和竞争上岗选拔机制，形成明确的人力资源导向；要定期组织员工培训，宣贯具有自身特色的企业理念，培育良好的企业文化，从企业文化层面逐步改进内控环境。
（二）形成程序化、标准化的风险评估机制
1.进行采购风险的识别。有线电视网络传输企业既要对产业政策因素、监管要求因素、技术进步因素、财税政策因素等各种外部因素进行分析，又要对管理因素、财务因素、需求变化因素等各种内部因素进行分析，从企业整体层面和业务层面对可能引发的物资短缺风险、库存积压风险、资金损失风险、采购价格波动风险、采购质量风险、采购人员舞弊风险等进行识别。2.进行采购风险的分析。在对采购业务相关风险进行分析时，应充分考虑各类财务指标和非财务指标，采用定量和定性相结合的科学方法，按照每个风险可能发生的概率及其影响程度进行分析和排序，要广泛吸收财务类、采购类、审计类、工程技术类、法律类各类专业人员，组成若干个风险分析小组，严格控制风险分析的过程，确保采购风险分析结果的准确性。3.制定采购风险的应对策略。根据采购风险的分析结果，结合各有线电视网络传输企业的风险承受度，合理平衡采购业务相关的风险与收益，综合运用风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等手段，制定不同的风险应对方案和风险应对措施，经过有线电视网络传输企业总经理办公会议等决策机构集体讨论并审批后形成风险应对策略。
（三）对采购业务中关键环节进行有效控制
1.确保采购业务不相容职务和岗位相分离。有线电视网络传输企业应全面、系统地梳理、分析采购业务流程中所涉及的不相容职务和岗位，并实施相应的分离和适时轮岗措施，形成相互制约、相互监督的工作机制。2.完善采购业务内部授权审批控制。有线电视网络传输企业应根据采购业务的类型和金额大小建立分级审批机制，对于常规采购业务要作常规授权，对于大宗采购业务要建立集体决策审批或联签制度。另外，要针对紧急采购业务制定特殊授权。3.严格实施采购预算控制。有线电视网络传输企业应实施全面预算管理，明确各职能部门在采购业务相关预算管理中的职责、权限，规范采购预算的编制、审定、下达和执行程序，强化采购预算对采购业务的刚性约束。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序再由具有相应审批权限的部门或人员审批后办理请购手续。4.采取采购物资财产保护控制，建立退换货管理制度。有线电视网络传输企业要建立采购仓储物资日常管理制度和定期清查机制，通过资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，确保采购物资财产安全、完整；建立退换货管理制度，对退换货条件、退换货手续、货物出库、退货款回收等事宜作明确规定，同时与供应商签订的采购合同中应对退换货条件、退货款回收、赔偿、换货后的免费维保期如何重新计算等事宜作明确约定。5.加强采购业务会计控制。有线电视网络传输企业要加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、物资入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。6.对采购成本定期进行分析。有线电视网络传输企业应建立采购成本分析制度和采购价格数据库，通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法定期对大宗、重要物资的市场供求形势、成本构成和市场价格变动趋势进行分析，确定大宗、重要物资品种的采购执行参考价格。
（四）建设商务采购信息管理系统
1.建设采购信息管理系统。为了使母子公司之间、兄弟公司之间的采购信息畅通，特别是采购价格数据库保持充分共享，避免重复建设，有线电视网络传输企业应建设采购信息管理系统。建议由企业的集团总部收集各子公司需求，综合平衡后编制采购信息管理系统开发方案；采购信息管理系统开发完成后，公司下属的所有成员，包括母公司和各级子公司，均应将日常采购信息输入该系统，并保持系统内的采购信息共享。2.建立良好的沟通机制。采购信息要在有线电视网络传输企业内部的需求部门、请购部门、采购部门、财务部门、法务部门之间保持横向传递和纵向传递顺畅，同时将采购计划、招标公告、采购结果等采购信息向企业外部公示。3.建立采购业务反舞弊机制。设置举报专线，完善采购业务举报投诉机制，防止相关采购人员串通舞弊，防范串标、围标情形的发生。
（五）明确采购业务的日常监督部门，加强专项审计监督
1.设置监察室、审计部等相关部门，赋予其采购业务监督职责；配足、配好监察、审计等监督队伍，加强对采购业务知识和监督、审计专业知识的学习、培训，确保日常监督持续有力；定期对企业的采购业务进行专项审计监督，特别是在采购业务的组织结构、业务流程、采购部门负责人和关键采购岗位员工发生较大调整或变化时要进行专项审计监督。2.定期对采购业务的内部控制有效性进行评价，出具相应的内部控制评价报告。针对内控评价中发现的采购业务相关内控缺陷，分析原因，提出相应的整改方案，并督促整改。
作者：肖易 肖兴祥
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