**区社区居委会档案管理办法 本文简介：
**区社区居委会档案管理办法（摘要）第一章目的与原则第一条为了加强社区居委会档案的科学管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《**市**区人民政府转发区民政局关于筹建社区居委会的工作意见的通知》（京兴政发[2002]65号）文件精神，结合我区社区居委会工作实际，特制定本办法。第二
**区社区居委会档案管理办法 本文内容：
**区社区居委会档案管理办法（摘要）
第一章
目的与原则
第一条
为了加强社区居委会档案的科学管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《**市**区人民政府转发区民政局关于筹建社区居委会的工作意见的通知》（京兴政发[2002]65号）文件精神，结合我区社区居委会工作实际，特制定本办法。
第二条
社区居民委员会档案（以下简称社区档案）是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居民委员会以及社区群团组织在居民自治、街道建设等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
社区档案管理工作是社区工作的重要组成部分。社区档案管理应同社区各项工作同步进行，并列入工作计划、总结和考核之中，以保证落实。
第三条
区档案局负责指导和监督各街道办事处开展社区档案工作，制定业务标准、制度，为全区社区居委会提供业务指导服务。
第四条
各街道办事处应加强对辖区内社区档案工作的具体指导和协调，创造条件，支持和保证社区居委会档案工作的正常开展。
第五条
个社区居委会应明确一名专（兼）职档案人员具体负责本社区档案管理工作。档案工作人员的职责和基本任务是负责收集、整理、保管本社区全部档案，积极提供利用。从事档案管理工作人员应经过档案业务培训，社区要确保档案工作人员有相对集中稳定的时间从事档案工作。
第六条
社区档案工作所需的必要经费由社区办公经费列支。
第七条
区政府、街道办事处、社区居委会对档案工作成绩突出的档案工作人员应给予表扬或奖励。对工作失职造成档案损失的，应视情节轻重给予批评教育或行政处分。
第二章
文件材料的归档要求
第八条
社区在各项工作活动中形成的反映本社区职能活动、办理完毕、具有查考利用价值、应归档的文件材料，均应按规定由社区档案工作人员收集齐全完整，立卷归档。
第九条
归档文件整理的质量要求做到分类清楚，排列有序，保管期限划分准确，归档文件目录填写清楚无误，整理规范，必须用蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色和纯蓝墨水书写。归档的声像材料必须原版、原件、底片正片相符，图像清晰、声音清楚、底片不得磨损。
第十条
归档时间
文书档案一般按年度，每年度档案材料，在次年的4月底前归档完毕。会计、声像档案由部门负责人员整理完毕后于次年4月底前向档案室移交。实物档案应随时归档。科技档案中的基建档案应在基建项目竣工验收后归档；设备档案在设备开箱验收后及时归档。
第三章
文件材料的整理
第十一条
档案整理应做到区分年度、区分类别、区分保管期限。区分年度，即不同年度的文件材料应分别立卷；区分类别，即将具有有机联系的同一类别、同一问题的文件材料组合在一起；区分保管期限（社区保管期限分为3种：永久，即保存时间为50年以上；长期，即保存时间为16—50年；短期，即保存时间为15年以下），分别组卷、排列编号、编目。
第十二条
档案的分类与整理
社区档案目前一般由文书档案、声像档案、会计档案、科技档案、实物档案五大门类和载体构成。其中文书档案设党群工作类、行政工作类、文教卫生工作类、治安环境工作类、服务工作类。
一、声像档案是指反映本社区历史概貌以及重大事件、重要活动等形成的照片（底片）录音带、录像带等。
1、声像档案主要分为照片（底片）、录音带或录像带两个类别。
2、声像档案立卷
（1）照片档案可按拍摄时间先后顺序装册立卷，照片较多也可按类别立卷，底片与照片影像要相符，每组照片要配有文字说明。
（2）录音带、录像带档案按盒组成保管单位，并分别按时间先后顺序编流水号，盒上填写录音、录像说明。
3、声像档案的排列与编号
声像档案按年度——类别结合问题，按时间先后顺序排列编号。
二、实物档案是指本社区荣获区级以上（含区级）的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书；具有纪念意义和凭证性的实物、纪念品；停止使用的印信（章）。
1、实物档案的整理
实物档案可按获奖时间顺序分别进行整理。
2、实物档案的排列与编号
实物档案在年度内按时间先后顺序排列编号。
三、会计档案是指被社区在财产管理和财务管理工作中形成的各种会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料。
1、会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告（会计报表）及其他四个类别。
2、会计档案的立卷
（1）会计凭证按月份组卷；
（2）会计账簿按账簿名称、年度组卷；
（3）会计报表按月、季、年度组卷。
3、会计档案的排列与编号
会计档案采用类别——年度分类法，然后按不同类别和保管期限各自流水编号。
四、科技档案分为两大类，即基建档案和设备档案。
1、基建档案是指社区办公及活动场所的基建文件材料和图纸。
（1）基建档案的立卷，按工程项目将文字材料和图纸分别组卷。
（2）基建档案按工程项目分类，然后在每一工程项目内编制流水号。
2、设备档案是指社区重要的办公和交通车辆等设备的随机文件材料。
（1）设备档案的立卷，按每台（件）设备（含说明书、图纸等）组卷。
（2）设备档案按设备型号分类，然后按台、件编制流水号。
第十三条
个门类和载体的档案应按要求分别编制案卷目录。
一、卷内编目
每个卷内的文件材料经过系统化排列后按归档文件整理规则进行编目。
1、编写页号。卷内文件凡有文字、图表、印章标记的每个页面均用阿拉伯数码在文字材料的正面右下角、背面左下角编写页码顺序号，空白页不编号。
2、填写卷内目录。卷内文件逐件按项目登记卷内目录，文件目录放在卷内文件之首。
3、填写备考表。备考表要填写需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等。要真实的逐项填写清楚，背靠表至卷内文件之尾。
二、案卷封面的书写
应按规定逐项填写清楚。案卷封面项目要用毛笔、钢笔或碳素笔书写，或者计算机打印，字迹要清晰工整。
三、案卷装订
案卷装订前应去掉金属物，对破损褪色的文件材料要进行托裱和复制。装订时要以文件底边和右边为齐，三孔一线，用线绳装订结实整齐。
第四章
档案的保管和利用
第十四条
社区应配备必要的档案装具保管档案，应设必要的档案专柜，档案排放应自上而下，从左至右统一编号，案卷的排列，应将不同门类和载体的档案分别排列。
第十五条
档案的保管要做到有良好的防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等设施，做到无虫、无鼠、无霉变，确保档案的完整与安全。
第十六条
档案室要根据实际需要编制必备的案卷目录并编写社区大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、专题参考资料等编研材料，积极地为本社区及两个文明建设服务。
第十七条
查借阅档案时应履行批准登记手续，用毕及时归还。如有特殊情况需要查阅有关人事、经济、合同、民事纠纷等档案的应经社区主要领导批准同意，方可借出或复印。
查阅利用档案不得擅自抽页、涂改、勾划、摘抄，复印档案要严格审查，并履行批准手续。
非档案工作人员一律不准擅自翻阅档案。
第十八条
档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和《保密法》等有关规定，严格保管档案，确保档案机密安全，不得擅自扩大借阅档案范围和泄露档案内容。
第十九条
档案人员应按规定做好各类档案数量和利用情况的登记和综合统计。
第二十条
档案人员调动或离开本工作岗位时，要严格办理档案移交手续。
第二十一条
档案室要严防档案损毁丢失，严禁出卖、涂改、伪造档案，如发生上述情况，要及时上报街道办事处和区档案局等相关部门，并依据有关法律法规严肃查处，追究相关人员责任。
第二十二条
本法适用于**区社区档案管理。
第二十三条
本办法由**区档案局负责解释。
第二十四条
本办法自2003年5月1日起施行。
**区社区档案管理制度
一、**区社区文书档案管理制度
（一）文书档案是指本社区居委会在各项活动中形成的办理完毕的，具有保存价值的各种文件材料。它是记录和反映社区居委会在历史各个阶段中重要活动的主要史料和依据，是社区居委会档案工作的重要组成部分。
（二）归档的文件材料应齐全、完整、可靠，文稿字迹清楚，文字简练，标点符合准确，一律用钢笔、炭素笔或毛笔书写。
（三）反映归档的文件材料，必须证件与附件、文件正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件齐全无缺页、破损现象，并能准确地反映各项工作活动的真实内容和历史全貌。
（四）同一年度机构（问题）的文件按时间顺序进行排列，依次编写件号、页号，并对应填写“归档文件目录”及“备考表”。
（五）文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
（六）档案材料移交时，应登记造册，交接双方签字后各留一份，以备查考。
（七）文书档案的销毁要按鉴定销毁制度的规定办理。
（八）文书档案归档于次年4月底前完成，向综合档案室移交。
二、**区社区会计档案管理制度
（一）会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告（会计报表）及其它会计材料。
（二）会计档案原则上保持原卷册的封装，如个别需要重新整理时，应会同财务负责人、经办人共同拆封整理。
（三）会计档案原则上不外借，如有特殊需要，须报主管领导批准，但不准拆散原件册，并限期归还。
（四）会计档案的保管期限根据其特点分为永久、25年、15年、5年。
（五）会计档案的销毁按档案鉴定与销毁制度办理。
（六）会计档案由专门负责人员整理完毕后于次年4月底前向档案室移交。
三、**区社区声像档案归档管理制度
（一）声像档案是在各项重要活动中形成的，对本社区居委会有保存价值的以感光材料和磁带为载体，以显像和声音为主题的反映方式，辅以文字说明的历史记录，包括照片、底片、录音磁带、录像磁带等。
（二）本居委会各项重要活动中形成的，有保存价值的声像档案任何人不得私自留存。
（三）应归档的照片底片，要图像清晰、内容完整连贯。
（四）应归档的录像带必须图像清楚、内容完整；录音带要声音清晰、内容完整。
（五）应归档的声像档案应按分类方案进行分类、编号、填写题名记文字说明。
（六）声像档案要使用专用装具保存。
（七）声像档案应在每次活动后随时归档，由摄像人筛选整理后于次年4月底前向综合档案室移交。
四、**区社区实物档案归档管理制度
（一）实物档案是指荣获区级以上包括区级领导机关授予的奖杯、奖章、奖状、奖旗、证书及有关部门赠与的赠品等实物材料，这些实物材料客观反映了本社区居委会的功绩，从另一侧面反映了本社区居委会的历史面貌。
（二）凡是本居委会荣获的奖牌、奖杯、奖旗、奖状、证书等实物材料，要由专人负责，分件登记、统一管理。任何个人不得私自留存。
（三）反映归档的实物档案获取1个月内有档案员登记造册，归档保存。
五、**区社区档案保管制度
档案资料是党和国家的宝贵财富，为了做好档案保管工作，防止档案的销毁，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全，特制定以下制度：
（一）保存的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。
（二）存放档案的房间应有“八防”设施，即：防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防尘、防虫、防污染。房间内不准存放易燃易爆及其它同档案无关物品，并定期进行安全检查。
（三）室内要卫生清洁，有温湿度计，温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45—60%，不同季节要采取相应措施，并做好温湿度记录。
（四）室内严禁吸烟，下班后及时关闭电闸，库房周围要灭绝火源现象。
（五）无关人员未经许可，不准进入库房，对库存案卷要定期检查，如发现问题应及时采取措施，并向主管领导报告。
（六）要提高警惕，做好保密工作，严防发生任何盗窃破坏档案资料的事件。
六、**区社区工作人员外出带回材料归档制度
（一）社区居委会工作人员外出学习、考察外地工作经验，所带回的材料是一种很重要的参考资料，对照外地的经验可以找出自己的差距，制定出有利于本居委会更好发展的各项工作措施。
（二）机关工作人员外出，带回的考察材料要及时移交、统一管理，一般包括书籍、经验介绍材料，有参考价值的照片、录音带等。
（三）为保证外出工作人员带回的材料及时归档，采取切实可行的措施，对有意隐瞒不交文件的人员，经发现要追究其应有的责任。
七、**区社区档案保密制度
（一）档案工作人员应严格遵守和执行国家的保密制度，保护档案的完整和保守国家秘密，不得向无关人员泄露有关情况，不准抄录和携带材料外出，防止泄密。
（二）对机密档案严格管理，未经有关领导批准不得提供利用。机密档案一般只准在档案室查阅，如需借出，须经领导批准，但不准带出本社区居委会。
（三）利用室藏档案未经批准或同意，不得擅自摘抄复制。
（四）档案人员和查阅人员对档案内容要进行保密，不得在公共场所和无关人员面前谈论档案内容。
（五）借出的档案要及时催要，收回入柜，不得在外乱放。
八、**区社区档案查（借）阅制度
（一）借阅档案时，必须填写借阅登记簿。借阅机密档案，必须经领导批准后，方可查阅，一般不准抄录和借出，如需复制应经领导批准。
（二）外单位借阅档案需持单位介绍信，经主管领导批准，方可借阅。
（三）借阅档案由借阅人员负责保管和保密，不得随意在案卷上加注、涂抹、勾划、拆卷，更不可丢失、损毁。
（四）借阅人所借的档案和资料，不得任意转借他人。
（五）借阅档案要限期归还。如因特殊情况不能按期归还的，须再办理续借，不得无期限不归还。
九、**区社区档案的鉴定、销毁制度
（一）档案的鉴定工作，应按照国家的有关规定，以档案保管期限为标准进行。
（二）档案的鉴定工作，由居委会主任及居委会主管档案工作的领导，综合档案室工作人员及有关人员组成鉴定小组共同进行，每次鉴定应写出鉴定报告，并在备考表中注明鉴定意见，注明鉴定日期。
（三）经过鉴定仍有保存价值的案卷，要采取提高保管期限档次的办法延长保管期限，对确无保存价值的档案应编制销毁清册，写出书面报告，说明销毁理由，经主管领导批准，予以销毁，并报上级主管机关备案。
（四）档案销毁时应按其档案的密级执行保密制度，应有两人监销，不准随便抛弃和出卖。
（五）档案销毁后，应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，监销人员应在清册上签字。
（六）销毁的档案应在案卷目录中注明，销毁报告和销毁清册应放入全宗卷内永久保存。
**区社区文书档案归档范围及保管期限表
类别
序号
归
档
范
围
保管
期限
备注
党
群
工
作
类
1
社区党委换届、改选、领导成员任免的请示及上级党委的通知、批复
长期
2
社区党委全年工作计划、总结、会议记录、规章制度、年度报表
长期
3
社区党委在（区级以上）召开的会议上的典型发言、经验材料、表彰决定、光荣册、党员花名册
长期
4
广播、电视台等新闻媒体、报道本社区居委会的材料（区级以上）
长期
5
社区开展“五好家庭”、“文明楼院”、“文明市民”评选上报及审批材料（出席区级以上）
长期
6
党支部工作手册
长期
7
党员入党申请、批复、转正材料
长期
8
对违纪党员的处理决定、请示及上级党委的批复（重要的）
长期
9
群众来信来访调查处理材料（重要的）
长期
10
上级党委机关颁发的需要贯彻执行的文件（重要的）
长期
11
共青团组织机构设置干部任免及团员花名册
长期
12
党员组织关系介绍信存根和党费存根
短期
13
社区党委关于党风党纪教育、民主评议、奖惩的报告、决定、总结、记录
短期
14
上级党组织关于党的建设的通知、规定、办法、制度等
短期
15
党员考勤考绩花名册
短期
类别
序号
归
档
范
围
保管
期限
备注
党
群
工
作
类
16
无活动能力党员花名册
短期
17
推选党代会代表材料
短期
18
先进党支部、优秀党员的审批表、登记表及先进事迹经验材料（出席区级含区级以下）
短期
19
广播、电视台等新闻媒体、报道本社区居委会的材料（区级含区级以下）
短期
20
社区开展“五好家庭”、“文明楼院”、“文明市民”评选上报及审批材料（区级含区以下）
短期
21
对违纪党员的处理决定、请示及上级党委的批复（一般的）
短期
22
群众来信来访调查处理材料（一般的）
短期
23
上级党委机关颁发的需要贯彻执行的文件（一般的）
短期
24
共青团组织工作、总结、报告、专题材料等
短期
25
发展新团员及团员处分材料
短期
26
团支部各项制度
短期
27
文化、体育活动材料
短期
28
妇女工作计划、总结、报告专题材料及统计表
短期
29
社区托幼工作的有关材料
短期
30
社区关于武装、民兵组织、预备役人员登记名册
短期
31
社区其他群团（计划生育、协会、老年人协会、妇女协会青少年协会、残疾人协会等）组织的工作计划、统计报表等
短期
32
党支部“三会一课”汇报材料
短期类别
序号
归
档
范
围
保管
期限
备注
行
政
工
作
类
1
社区居委会年度工作计划、总结、会议记录
长期
2
社区居民代表大会、换届选举工作有关材料
长期
3
社区居委会班子成员结构情况，主任任免材料
长期
4
社区居委会概况、平面示意图、组织沿革、大事记、自治章程
长期
5
社区精神文明建设、创建精神文明社区、申报文明市民等有关材料及表彰决定
长期
6
社区居委会固定资产清单
长期
7
上级领导、人大代表视察社区工作的讲话题词留言材料
长期
8
社区养老保险、优抚、特困户最低生活保障金发放管理名册、登记表、统计报表
长期
9
社区居委会向上级的请示及上级的批复（重要的）
长期
10
社区居委会向上级的请示及上级的批复（一般的）
短期
11
社区居委会制定的规章制度、岗位责任制工作网络图
短期
12
上级机关颁发的关于社区建设工作的政策、法律、法规、指示、通知
短期
13
社区下岗职工家庭劳动技能情况登记表、名册
短期
14
社区开展敬老、优抚、扶贫助残工作形成的材料及统计报表
短期
15
对社区青年入伍出具的政审材料
短期
类别
序号
归
档
范
围
保管
期限
备注
文教卫生
工
作
类
1
社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、卫生防疫工作的文件材料
短期
2
计划生育情况报告单
短期
3
外来人口计划生育基本情况月报
短期
4
卫生监督管理材料
短期
5
社区卫生工作计划总结报告及统计报表
短期
6
对计划生育的处理结果决定
短期
7
社区文化教育工作的计划、总结报告
短期
8
社区文化站、活动室等文化活动设施建设报告及统计表
短期
9
社区宣传专栏、板报、开展宣传活动形成的材料
短期
10
社区开展老年人、未成年人、青少年教育培训活动和妇女保护工作形成的材料
短期
11
社区科学文化教育活动形成的材料
短期
服务工作类
1
社区服务工作目标责任制、签订的合同工作规划及管理办法
短期
2
社区开展便民、利民服务和服务网点设施建设材料
短期
3
社区组建志愿者服务对象名册、活动记录等
短期
4
社区居委会开展服务工作计划、总结报告
短期
5
出租房屋协议、合同、统计表
短期
类别
序号
归
档
范
围
保管
期限
备注
治安
环境工
作
类
1
社区居民户籍、人口普查登记及对流动人口管理统计报表
短期
2
常住人口增减表
短期
3
社区环境、卫生、环保、规划、节水等工作中形成的计划、总结、会议记录、制度、规定、方案、合同书、协议书、统计报表等材料
短期
4
“门前三包”责任制
短期
5
对社区内的物业管理监督、绿地养护和市容监督，社区违章建筑、监督和评议材料
短期
6
社区司法、治安、综合治理工作计划、总结、报告及基本情况统计表
短期
7
社区综合治理网络、警务责任等治安防范体系的建设材料
短期
8
开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解工作材料
短期
9
社区对刑满释放、解除劳教人员的安置帮教工作材料
短期
文书档案整理方法与要求
一、文件收集：
归档文件是在公务活动中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，必须齐全完整才能全面反映本部门的性质内容，充分发挥档案的作用。因此，归档文件的收集非常重要，各部门必须严格执行本村的归档制度，并根据实际工作情况收集文件。
二、文件整理原则：
遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系，区分不同的保管期限，便于保管利用和鉴定。整理时将归档文件以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，形成有序过程。
三、归档要求：
归档的文件材料应齐全完整。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订等符合存档要求；字迹模糊不清或易蜕化变质的应复制，并附于原件后，特别是传真件一定要复制。已破损的应托裱。
四、整理程序：
（一）归档文件材料按案卷为单位进行整理。
整理程序如下：
1、分
类：
分类方法：一般采用保管期限—年度—问题进行分类。不同保存价值的文件，应视文件内容的重要程度分为永久、长期、短期三种保管期限（也可采用一个期限）。
2、卷内文件的排列：
每年形成的文件材料按党群及创建工作类、村政管理类、经济管理类、新农村建设类、其它工作类五种问题类型分开，然后按工作内容分别组卷，每一卷内的文件材料要按时间顺序排列。若同一问题类型中一种工作内容形成的文件较少，可把几项相关工作内容的文件合并组卷。
3、编写卷内文件的页号：
装订的案卷，为固定卷内文件的位置，应编写页号。
编页号的要求：
①凡是有字迹、图表等内容的页面，都要编页号，空白页不编页号。
②每卷的页号使用阿拉伯数字流水编制，避免出现重号、空号。
③编号可使用铅笔；
编页号的位置：正页在文件的右上角，反页在文件的左上角。
4、填写卷内文件目录：
卷内文件目录的著录项目及要求：
顺序号：卷内文件依次排列先后填写顺序号，即每份文件一个流水号。
文
号：填写文件制发机关的发文字号，要照实抄录。如：兴档发[2005]第1号。
责任者：填写文件的署名者，即文件的制发机关或者其代表人。填写时可使用通用的简称，但不能填写“本村”“本单位”等。
题
名：即文件标题，一般应照实抄录，不可缩写；若原题名为“通知”，应重新拟题，但要加[
]号。
日
期：填写文件的形成日期，年、月、日可省，一般写成“20050530”。若文件上无日期，应根据文件内容考证后填写清楚。
页
号：填写每份文件的首页，即卷内文件大流水的每份文件首页的页码。案卷中最后一份文件填写起止页号。
备
注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
卷内文件目录放在案卷的卷首，用蓝黑钢笔、碳素笔填写或打印。
5、填写卷内备考表：
卷内备考表的填写项目及要求：
本卷情况说明：主要是填写本卷内文件的缺损、修复、补充、移出、撤销等情况。
立卷人：完成立卷后，由立卷者签名。
检查人：由案卷质量审核者签名。一般由档案部门负责。无档案部门的单位，可由主管领导签名。
立卷时间：填写立卷完成的日期。
7、填写案卷封面：
第一栏：全宗名称，即单位全称。如：**区X
X镇X
X村
第二栏：问题类型，即党群及创建工作类、村政管理类、经济管理类、新农村建设类、其它工作类。
第三栏：案卷题名，包括作者、问题、文种三部分，文字力求简练、明确，不能出现“本村”、“本单位”、“文件”、“材料”等，最多不超过50个字。
时
间：填写卷内文件的起止年月，要求写成阿拉伯数字。如：2005年5月至2005年12月。
保管期限：填写立卷时划定的案卷保管期限，“永久”、“长期”、“短期”。
件、页数：件号为卷内目录的顺序号尾号；页数要求填写案卷的总页数。
归档号：填写案卷号。
档
号：填写全宗号、目录号、案卷号。村级不填。
*填写案卷封面，要求整洁、清楚，字迹工整。必须使用毛笔或黑色钢笔正楷字填写。也可采用计算机套打。
8、装订：
为了固定与保护卷内文件，避免散失或损坏，案卷一般要装订。
装订的要求：
①装订前去掉文件上的金属物；
②破损文件要裱糊；
③装订三孔一线、不掉页、不压字、右齐、下齐。
9、编制案卷号：
文书档案案卷号的排列方法是：保管期限—年度—问题进行编制案卷号。即按永久、长期、短期各自分别流水编制案卷号，每种期限的案卷号从“1”开始顺延大流水，并做到不重、不空、不漏。
10、填写案卷目录：
按照永、长、短三种期限的流水号填写案卷目录，各项填写如下：
档案室编号：从第1卷开始顺序抄录。
档案馆编号：不填写。
案卷题名：按照案卷封面的题名栏（第三栏）如实抄录。
年度：写4位数，如：2004、2005等。
页数：为本卷的总页数。
备注：有需要说明时可填在此栏中。
11、装盒：
整理好的案卷按保管期限——年度——案卷号装盒，不准跨年度，装满为止。
（二）、归档文件以件为单位归档的整理方法：
1、确定分类方案（1）年度---机构(问题)---期限
（2）期限---机构(问题)---年度
根据归档的范围，分出类别并按时间顺序排列后，以每份文件做为一件，加盖归档章，填写章内相关内容。（具体填写见图①）
2、编制页号
：文件本身已编有页号的可直接使用，如文件无页号，正页在文件的右下角，反页在文件的左下角。
3、抄写归档文件目录。填写方法见图②
4、装盒：按年度和件号依次装盒。但不准跨年度。
5、填写档案盒脊背。见图③
图①
件号归档章：
全
宗
号
不填
年度
2008
保管期限
永久
页数
5
室编件号
13
馆编件号
不
填
机构或问题
党群或创建类
填写说明：
年度——指文件形成年度（注意与日期的区别）
页数——指本份文件总数
机构或问题——指一级类目
室编件号——指档案室将文件按排列顺序编制的流水号
分类方案的树形结构如下：
年
度2000年
2001年
问题(机构)
问题(机构)
党群类
行政类
党群类
行政类
永久
1,
2,
.
.
.
30年
1,
2,
.
.
.
10年1,
2,
.
.
.
永久
1,
2,
.
.
.
30年1,
2,
.
.
.
10年1,
2,
.
.
.
永久1,
2,
.
.
.
30年1,
2,
.
.
.
10年1,
2,
.
.
.
永久1,
2,
.
.
.
30年1,
2,
.
.
.
10年1,
2,
.
.
.
图②------1
归档文件目录
期
限：
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
党支部
关于研究创建工作会议记录
20050312
3
2
‥
关于支部发展党员会议记录
20050609
2
3
…
……
…
…
……
……
……
……
……
图②------2
归档文件目录封皮：
归
档
文
件
目
录
全宗名称＿＿＿
年
度＿＿＿
保管期限＿＿＿
机构＿＿＿
（问
题）
起止件号＿＿＿
图③
填写说明：
1、全宗号：××
2、年度：盒内文件形成年
3、保管期限：永久
4、机构（问题）：一级类目（党群类、行政类、业务类等）
5、起止件号：本盒所装文件件号的起始号和终止号
全宗号
年
度
保管期限
机构（问题）
起止件号
室
馆
盒号
基建档案管理制度
一、凡本村基本建设工作中形成的图纸、图表、文字材料、计算材料等，必须在工程竣工验收后三个月内移交综合档案室统一管理。
二、档案人员要做好基建材料的收集、整理和归档工作。
三、归档的文件材料必须做到格式统一，书写材料优质、图样清晰，手续完备，字迹工整，排列有序，标题准确，装订整齐，必须用钢笔碳素墨水或毛笔书写。
四、综合档案室要对保管的基建档案的安全情况进行定期检查，发现问题及时解决。
五、凡归档的基建文件材料，不符合要求的，档案室一律不予接收。
六、移交时认真履行移交手续。
七、基建档案保管期限为永久。
基建档案归档范围及保管期限表
序号
归
档
细
则
期限
归档时间
一
可行性研究、任务书工程项目竣工验收后三个月内由负责基建的同志整理后向综合档案室移交
工程项目竣工验收后三个月内由负责基建的同志整理后向综合档案室移交
1
项目建议及批复
永久
2
环境预测调查报告
永久
3
可行性研究报告
永久
4
设计任务书、计划任务书
永久
二
设计基础材料
5
工程地质、水文地质、勘察设计
永久
6
堪察记录、化验、化验报告
永久
7
重要土、岩样及说明
永久
三
工程管理文件
8
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
永久
9
承包合同、协议书、投标、租赁文件
永久
10
施工执照
永久
四
施工文件
11
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底图纸、会审纪要
永久
（2）施工组织设计、施工方案、施工设计、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
永久
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定
永久
（4）建筑材料试验报告
永久
（5）设计变更、工程更改洽商单、材料核定审批
永久
（6）施工定位测量、地质勘查
永久
（7）施工记录、日记、大事记
永久
（8）土岩试验报告、基础处理工程施工图
永久
（9）隐蔽工程验收记录
永久
（10）工程记录测试、沉陷、位移、变形、观测记录、事故处理工程施工图
永久
（11）分项、分部、单位工程质量检查评定
永久
（12）交工验收记录证明
永久
（13）施工总结、技术总结
永久
（14）竣工报告、竣工验收报告
永久
五
竣工文件
12
项目竣工验收报告
永久
13
全部竣工图
永久
14
项目质量评审材料
永久
15
工程现场声像材料
永久
16
竣工验收会议、决议文件
永久
设备档案管理制度
一、设备档案是指在生产过程中的参考资料，是质量检查中的依据。
二、设备档案的整理应由使用部门的兼职档案员收集，按材料的性质、结构进行系统整理，经本部门负责人审查后，填好目录向村综合档案室移交。
三、归档的
材料必须齐全完整。
四、归档的材料必须按照分类方案以及内部联系或特殊要求组卷保管。
五、对引进设备的图纸、使用说明书、开箱记录、装箱清单、出厂合格证的收集整理工作，由村综合档案室统一管理。对经常使用的材料要有复印件。
设备档案归档范围及保管期限表
序号
归档内容
期限
归档时间
1
设备图纸
长期
设备开箱后一个月内向综合档案室移交
2
设备装箱单
长期
3
设备合格证
长期
4
设备维护使用说明
长期
5
安装调试验收过程中的技术性、凭证性文件材料
长期
6
设备仪器的运行记录
长期
7
维修记录
长期
8
改装及报废的文件材料
长期
科技档案整理方法及要求
本村的科技档案主要包括基建档案和设备档案。
（1）基建档案：基建档案按工程项目分类，然后在每一项工程项目内编制流水号。即：
J·村委会办公楼·1案卷顺序号
工程项目代号
基建档案代字
（2）设备档案：设备档案按设备型号分类，然后按每台、件编制流水号。即：
S·×××·1案卷顺序号
设备型号
设备档案代字
声像档案管理制度
一、声像档案是在各项重要活动中形成的，对本村有保存价值的以感光材料和磁带为载体，以景象和声音为主体的反映方式，辅以文字说明的历史记录，包括照片、底片、录音磁带、录像磁带等。
二、本村在各项重要活动中形成的，有保存价值的声像材料，由综合档案室统一集中管理。任何部门和个人不得私自保存，有关人员在资料形成的一个月内送交档案室，并附加文字说明。
三、应归档的声像，要图像声音清晰，内容完整。
四、应归档的声像档案应按分类方案进行分类、编号、填写题名及文字说明。
五、声像档案要使用专用装具保存，综合档案室要定期检查。
六、声像档案保管期限为永久。
声像档案归档范围及保管期限表
序号
归档细则
期限
归档时间
1
重要活动及重要会议的照片、底片
永久
次年三月底前
2
重要活动及重要会议的录音带、录像带
永久
3
一般活动及会议的照片、底片
长期
4
一般活动及会议的录音带、录像带
长期
实物档案管理制度
一、实物档案是指本村各部门荣获镇级以上领导机关授予的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等实物材料，这些实物材料客观地反映了本村、本部门的功绩，从另一侧面反映了本村的历史面貌。
二、凡是本村荣获的奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等实物材料归档后可由专人负责，分别管理。
三、凡应归档的实物档案在获取一个月内由档案员登记造册，任何职能部门和个人不得私自存留。
四、实物档案的保管期限为永久。
实物档案归档范围及保管期限表
序号
归档细则
期限
归档时间
1
获市委、市政府以上的授予奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等（包括市委、市政府）
永久
次年三月底前
2
获区委、区政府以上授予奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等
长期
3
获区委、区政府以下的授予奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等
短期
声像和实物档案的整理方法及要求
本村其它载体档案包括声像档案和实物档案。
（1）声像档案：声像档案包括照片、底片、录音、录像档案。声像档案采用年度—类别进行分类，按照时间进行排列并在照片背面编填写照片号，即：按照各自载体的不同和所反映内容的不同按时间顺序大流水编号。
例如：①
照片号编制：4———35
第四册中第35张第4册照片档案
②
底片号编制：2———4———35
照片号
第二册底片
③录音编制：音----1，音---2，音---3，……
④录像编制：像——1，像——2，像——3，……
（2）实物档案：实物档案包括奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等。实物档案采用年度—类别进行分类，然后按获奖时间的先后顺序编制流水号。
接（档案法及实施办法
）
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