事业单位档案数字化管理措施 本文关键词：数字化，事业单位，措施，档案，管理
事业单位档案数字化管理措施 本文简介：摘要：数字技术在事业单位档案管理领域的深度应用，是适应档案事业快速发展新形势的客观需要。本文在分析事业单位档案数字化管理主要内容、现实意义的基础上，从主要技术指标、数字化后处理、数据完整可用和外包公司选择等方面，提出了事业单位档案数字化管理的具体措施，对新时期事业单位推进档案数字化管理具有一定的参考
事业单位档案数字化管理措施 本文内容：
摘要：数字技术在事业单位档案管理领域的深度应用，是适应档案事业快速发展新形势的客观需要。本文在分析事业单位档案数字化管理主要内容、现实意义的基础上，从主要技术指标、数字化后处理、数据完整可用和外包公司选择等方面，提出了事业单位档案数字化管理的具体措施，对新时期事业单位推进档案数字化管理具有一定的参考价值。
关键词：档案数字化；管理；事业单位
档案数字化，是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、扫描矩阵CCD技术、数据库技术、存储技术等，将事业单位档案模拟信号转换为数字信号而产生的一种新型档案信息形式。随着现代信息技术的快速发展，事业单位改革的深入，将事业单位各种载体档案资源转化为数字化档案信息，以数字形式存储，网络形式连接，再利用计算机系统进行数字管理，实现对档案信息资源的高效管理和共享。
1事业单位档案数字化管理的主要内容
1.1档案信息数字化采集
采集是事业单位档案数字化管理的基础和首要环节，随着电子信息技术的应用，数字化采集包括对已经存档的实体档案进行数字化采集，以及尚未生成的档案数字化。前者，就是应用OCR、CCD技术，对纸质等载体的档案进行数字影印、扫描及文字识别等，将其转化成为数字化信息集成；后者，则是指利用OA办公自动化系统在事业单位行政管理中的应用，直接将电子文件转化为数字档案，并将其录入到预先建立的数字档案管理平台，实现档案信息实时数字化采集。
1.2档案内容数字化保管
所谓档案内容数字化保管，就是将已经采集到的事业单位各种档案信息存储于档案数据库，根据档案信息内容的内在逻辑关系和全宗秩序，做好新增档案内容数字化日常维护，并利用现代数字技术，定期备份，确保事业单位档案内容数字化安全保管。
1.3档案服务数字化利用
事业单位档案数字化管理的最终目的在于利用。具体说，就是利用计算机网络技术，建立起档案信息的内在逻辑联系，实现档案数字化信息的显示、读取、复制，甚至是直接打印。基于B/S模式下的事业单位档案数字化服务，能够实现档案数字信息的跨区域、跨时空的查询、利用和打印。此外，利用查阅日志、加密信息通道传输等，保障档案数字化利用的安全性。
2事业单位档案数字化管理的重要意义
2.1提高工作效率
传统档案管理模式下，主要依靠人工操作为主，工作效率低下，准确率低。对其进行数字化管理，利用计算机信息技术将事业单位档案信息数字化录入后，建立档案信息的内在逻辑联系，准确进行档案信息统计，归档、查询效率显著提升。
2.2提高经济效益
在事业单位改革、发展过程中，产生大量的具有保存价值的档案资料，对这些档案资料进行数字化管理，依托现代信息技术，减少人财物成本，节省档案存储空间，降低后期运行维护费用。
2.3提升档案利用效能
传统模式下的档案查询和利用，往往需要到档案部门，进行现场查询、复制，费时费力。事业单位档案数字化管理后，突破了档案利用的时空局限，可以省去现场查询、复制的舟车劳顿。需要复制时，可直接打印，减少档案原件损耗，延长档案寿命。
3事业单位档案数字化管理条件较为成熟
近年来，随着互联网信息技术的应用和发展，各项技术应用和软硬件条件都能满足事业单位档案数字化管理的现实需要。
3.1网络技术发展初具规模
自20世纪90年代，国内规模较大网络运营商先后实现与国际互联接轨。尤其是近年来的物联网、4G、5G的陆续投入使用，以及企事业单位计算机应用的普及，OA办公自动化、无纸化以及电算化等，通信技术、电子信息技术的快速普及和应用，都为事业单位档案数字化管理奠定了良好的网络技术基础条件。
3.2数字技术应用逐渐成熟
近年来，数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、数据挂接、数据存储技术，以及扫描矩阵CCD、OCR文字识数字档案别软件的应用和发展，使数字技术在档案管理中的应用日趋成熟，为事业单位档案数字化管理提供了良好的技术支持和保障。
3.3人才队伍规模不断扩大
随着数字化技术在事业单位档案管理中应用的重要性逐渐得到认可，各级各类事业单位纷纷加大了档案管理数字化应用的普及率。在此过程中，数字化应用的人才队伍也在不断扩大，素质不断提高。
4事业单位档案数字化管理应采取的主要措施
4.1科学选择主要技术指标
4.1.1色彩模式。灰度、黑白和彩色是数字化扫描的三种色彩模式，三者最大的区别是容量。对于蓝图、红色印章、彩色影像，清晰度要求高的，尤其是随着经济条件的改善，应最大限度地保持事业单位档案原貌，选择彩色扫描模式。4.1.2分辨率。分辨率越高，扫描时间长、文件大，应立足实用原则，满足OCR识别标准的，可选择200DPI的分辨率；针对文字排版偏小、密度大、清晰度差的特殊情况，应至少保证在300DPI的分辨率。4.1.3存储格式。目前，纸质档案数字化扫描的格式主要有JPEG、TIFF，以及JPEG2000，目前使用最广的是TIFF存储格式。4.1.4利用格式。事业单位档案的数字化利用格式主要选择的是PDF，以满足网络浏览、易操作，减少占用存储空间。后期打印时，应转换成TIFF格式，满足数字档案打印时的分辨率需要。4.1.5数据挂接。待事业单位档案数字化扫描、图像处理完成后，利用相关软件对数据库中的目录数据及其对应的纸质档案数字图像进行挂接，达到数据目录与数字图像的一一对应关系。数据挂接时应保证目录数据与纸质档案数字图像的准确性、一致性，以及是否能够正常打开浏览。
4.2搞好数字化之后的处理
4.2.1OCR识别。通过OCR识别，能够有效解决档案数字化后的全文检索问题，提高档案检索的效率和准确率。当然，OCR识别率一般能够达到90%以上，甚至是99%，后期需要对其进行反复校对。要保持200DPI的分辨率，确保OCR识别需要。此外，要做好OCR文件命名，以保证数据迁移或移交时与扫描原件关系对应。4.2.2图像数据压缩。档案数字化扫描后需要做好压缩。TIFF格式可满足图像的无损压缩。选择对JPEG格式图像进行压缩时，容易对图像造成不可逆损伤。目前，选择JPEG2000格式，可有效支持无损压缩。4.2.3格式转换。为满足档案数字化之后的浏览、操作和存储，需要将数字化扫描之后的图像转换成PDF、DJVU、OFD等格式，尤其是PDF格式能够将文字图像建立在一个文件中，通过超文本链接、声音及动态影像等电子信息，对超长文件具有很好的集成度，安全性、可靠性较高。4.2.4刻盘、移交。待所有档案数字化验收合格后，需要进一步做好刻盘及移交工作。目前，刻盘一般选择低成本、安全性高的DVD光盘，但光盘的容量小，使用寿命周期短等。因此，刻盘应选择光盘和硬盘，做好移交的安全保密工作。尤其是要将硬盘移交，确保数据安全。
4.3确保数据完整可用
事业单位档案数字化要保障数据的完整性和可用性，尤其是目录及图像的完整性和可用性。为此，必须保证档案条目著录的标准化、规范化，便于后期与大数据应用平台衔接。著录时要注意以下问题：题名的准确性。如“本省”应改为“XX省”；文件题名不能简单的为“通知”，而应是“XX通知”，保证题名的完整性；简称或缩写要准确、合乎规范；机关团体的责任者应使用全称或符合规范的简称；干部考察、奖惩、任免等人事档案，应建立相应的人名索引，便于后期可用。
4.4选择合适外包公司
事业单位档案数字化是一项专业性较强的工作，仅靠事业单位自身常常难以完成，这就涉及联系合适的外包公司，协助做好档案数字化工作。在外包公司招投标选择过程中，应选择信誉好、团队素质高、有良好业绩的外包公司。此外，还要考察其是否具有保密资质、行业口碑等。目前，外包公司档案数字化模式主要有三种：先扫描后编目；整理、抢救、数字化；直接数字化。不同模式各有其利弊，应结合事业单位档案现状合理进行选择。
参考文献：
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作者：李元
事业单位档案数字化管理措施 来源：网络整理
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