电子档案与纸质档案的有效整合 本文关键词：档案，纸质，整合，电子
电子档案与纸质档案的有效整合 本文简介：摘要：随着电子信息技术在档案管理中的广泛应用，纸质档案的数字化形式不断发展，形成档案管理中电子档案与纸质档案两者并存的档案管理局面。而随着档案管理事业的不断发展，有效整合电子档案与纸质档案成为档案管理人员不断探索的课题。关键词：档案管理；电子档案；纸质档案；有效整合随着社会的进步与信息技术的发展，电
电子档案与纸质档案的有效整合 本文内容：
摘要：随着电子信息技术在档案管理中的广泛应用，纸质档案的数字化形式不断发展，形成档案管理中电子档案与纸质档案两者并存的档案管理局面。而随着档案管理事业的不断发展，有效整合电子档案与纸质档案成为档案管理人员不断探索的课题。
关键词：档案管理；电子档案；纸质档案；有效整合
随着社会的进步与信息技术的发展，电子信息技术在档案管理中得到了广泛的应用，电子档案的出现也很大程度地推进了档案管理事业的发展创新。经过多年档案管理工作的实践反思，我们应该从以下三个方面不断研究、探索，才能有效整合电子档案与纸质档案，才能不断促进档案管理工作的快速发展。
一、完善档案管理制度，是电子档案与纸质档案有效整合的保障
档案管理工作的发展需要有完善的管理制度作为保障，无论是电子档案还是纸质档案都应该符合相关档案管理法律法规的要求。因此，要有效加强档案管理，就应该以档案管理相关法律法规为依据，树立科学发展观，加强档案管理体制建设，制定科学合理、符合实际的立卷归档制度。为了有效整合电子档案与纸质档案，档案的立卷归档要不断优化结构，以方便利用、快捷服务、突出重点为原则，以利用价值为主导，制订档案管理分类方案、档案立卷归档范围、档案保管期限，使档案管理内容界线明确。此外，电子档案易改动，电子档案的管理与使用很大程度受管理者的主观意愿影响，因此，加强档案管理的制度建设就显得更为重要，加强档案管理人员的制度约束，使档案管理人员能够在档案管理过程之中遵守档案管理制度，以有效保证电子档案的真实性与可靠性，这也是保证电子档案信息安全的极其有效的一项措施与途径。在完善管理制度的同时，加强档案管理人员的教育，有效提高档案管理员对电子档案真实性、可靠性的思想认识，才能不断增强档案管理人员的工作责任，有效提高档案管理员管理档案的业务能力。科学合理的管理制度，能够有效堵塞电子档案的失真隐患，能够有效保证电子档案信息的真实、可靠。只有这样，才能为电子档案与纸质档案的有效整合提供前提和保障。
二、档案管理工作中积极探索与实践，是电子档案与纸质档案有效整合的基础
档案管理事业的不断发展，需要广大的档案管理人员不断学习新的理论知识，并在档案管理的实践工作中不断应用理论知识，不断去探索、创新档案管理的新方法。这也是现在档案管理工作所面临的一个突出问题，也是电子档案与纸质档案有效整合所面对与急需解决的根本问题。现阶段，档案管理的理论培训与档案管理的实践融合不好，多数档案管理人员把档案管理的培训当成一种工作任务去完成，培训中所学习的新的档案管理方法无法在档案管理过程中得到有效应用，传统档案管理一直得不到有效创新。而电子档案作为一种信息技术手段的档案管理新形式，在档案管理中有着得天独厚的优势，但受传统档案管理模式的影响，电子档案在档案管理中高效、快捷的优势还没有得到有效利用。电子档案是纸质档案的数字化管理，在档案管理工作中，我们可以将纸质档案内容通过电子扫描的方式把纸质档案转化成电子档案，实现纸质档案的数字化处理，实现档案的电脑储存保管，并对数字化的档案材料进行分类、立卷归档。电子档案与纸质档案有效整合的实践中，需要档案管理员不断提高档案管理的知识水平与档案管理的业务能力，在纸质档案数字化整合的过程中不断总结、反思各环节、步骤中存在的问题与改进的方法。电子档案与纸质档案有效整合是新时期档案管理的必然要求，我们应该认真收集、整理纸质与电子档案材料，按立卷归档相关制度要求按时归档，并养成定期整理档案材料、经常检查档案材料的档案管理主动性与自觉性，不断创新档案管理的新方法，正确认识电子档案的优点与不足，在档案管理过程之中扬长避短，在档案管理中有效整合纸质档案与电子档案，真正做到档案管理的真实性、准确性、高效性、便捷性。
三、认真贯彻电子档案管理原则，是电子档案与纸质档案有效整合的关键
电子档案与纸质档案有效整合是档案管理事业发展的方向，电子档案有查阅方便、高效、利于保管等很多优点，但电子档案也存在容易改动、容易丢失、受设备工作状况影响较大等突出问题，基于电子档案的这些特点，如果在档案管理过程之中还延续传统档案管理的方法，按照档案文件的生成、收集、评定、立卷、建档、分类、著录等立卷归档流程来管理电子档案，电子档案的真实性与可靠性就无法有效保证，同时电子档案的完善性也很难达到一个满意的效果。电子档案修改后毫无痕迹，这可能导致很多电子档案在归档之前就被篡改，或者有些电子档案在整理的过程之中被有意或者无意的清除，造成电子档案与纸质档案之间存在一定的出入，导致电子档案的失真、失实。因此，在电子档案管理的过程中，档案管理员一定要认真遵循并有效贯彻电子档案管理的基本原则，切实加强电子档案的管理。电子档案的管理应该加强其前端管理，在依据纸质档案建立电子档案的初期阶段加强监管，保证电子档案信息收集的完整性与真实性。同时，电子档案的建立、保存、销毁等管理体系与管理模式一定要完善，要建立监控并登记针对电子档案信息的一切操作，真正做到电子档案建立、保存、销毁有记录、有痕迹。只有对电子档案进行严格、有效的管理与跟踪记录，才能够真正落实电子档案信息的有效监管，这也是电子档案与纸质档案有效整合的关键。档案管理工作要真正取得创新性发展，就必须摒弃传统档案管理因循守旧的落后观念，以创新、发展的理念不断探索档案管理的新方法，真正树立档案管理促进工作发展、服务工作要求的新理念，只有这样，才能使档案管理更好地适应社会发展的需求，才能真正在文化事业大发展的环境中使档案事业得到更大的发展。
参考文献：
[1]韩杰，浅谈电子文件和电子档案管理的几个问题[J].安阳师范学院学报，2003（6）.
[2]郑春霞，纸质档案和电子档案并存下的档案工作策略[J].中国地名，2010（2）.
作者：范海辉 单位：吉林省洮南市互联网信息中心
电子档案与纸质档案的有效整合 来源：网络整理
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